Syv råd for å bli kvitt dobbeltarbeid

Manglende detaljer, informasjon og dokumenter:
Det er drepende å ikke ha nok og riktig informasjon for hånden når du og prosjektet faktisk trenger den.

Tungvinte anskaffelser:
Å feile når det kommer logistikk på og utenfor byggeplass er drepende for ethvert prosjekt. Lite som stort.

Sviktende kompetanse:
Uten dyktig, faglært arbeidskraft er det vanskelig å tilfredsstille stadig skjerpede krav til nødvendig nøyaktighet og avanserte redskaper.

Dårlig kvalitet:
Det er lett å komme helt skeivt ut når det bygges med dårlige - eller feil - materialer.

Laber oppfølging:
Å ikke ha systemer på plass for oppfølging og kontroll av underleverandører er som å sperre inn katten når musene danser på bordet.

Sviktende strukturelt design:
Et mangelfullt og uferdig, grunnleggende design kan ikke bli brukbart ved å flikke på det «etterhvert.»

Dårlig kommunikasjon:
Det er tåpelig å kreve klare kommandolinjer og tydelige beskjeder når kommunikasjonsbarrieren er høy og tilgangen på informasjon lav.

Hanglende samarbeid:
Et arbeidsmiljø som ikke evner å fremme dypt og konstruktivt samarbeid, er dømt til å bli preget av tverrfaglige kollisjoner og en leveranse som er og blir stykkevis og oppdelt.

Misforståtte krav:
Å ikke forstå byggherrens krav og behov, blir fort en kilde til forvirring, rot og grunnleggende misforståelser, som på et senere tidspunkt må rettes opp.

Manglende standarder, systemer og prosesser: Feiler man i å implementere grunnleggende metodikk i begynnelsen, blir det vanskelig å finne en gangbar målestokk for utmerket kvalitet på det ferdige produktet.

Stress og mas:
Å skynde seg for å rekke uoppnåelige tidsfrister er en rimelig trygg motorvei til mangelfulle leveranser, prosjekters mulige havari og enorme mengder dobbeltarbeid.

Ifølge noen estimater utgjør dobbeltarbeid et sted mellom 4 og 6 prosent av den totale kostanden i et gitt prosjekt. Og da er bare direkte kostnader og rapportert merarbeid regnet med. For dette forsiktige estimatet fanger ikke opp i seg alle de små side-prosjektene som lider under merarbeidet og alle arbeidstimene det tar å rette opp feil, materialkostnadene ved utbedring og de finansielle kostnadene det innebærer å ha folk gående lenger enn strengt tatt nødvendig. Når vi tar med både direkte og indirekte faktorer kombinert, havner kostandene tett opp i 9 prosent. 

Overholdelse av tidsfrister er akkurat like viktig som å holde seg innenfor budsjett. En av de største utfordringene for å møte prosjektets endelige tidsfrister er en stødig og forutsigbar produktivitet. En strømlinjeformet arbeidsflyt gjør sjansen betraktelig høyere for å nå alle små og store milepæler fram mot ferdigstilling. Likevel viser det seg at for svært mange virksomheter er en hensiktsmessig flyt på arbeidet mer en fjern drøm enn virkelighet. 

Dobbeltarbeid er et av de største produktivitets-slukene. I noen tilfeller kan det faktisk være snakk om en negativ innvirkning på 300 prosent. Med det mildt sagt uheldige resultat at hele 30 prosent av alt arbeid på en byggeplass viser seg å være dobbeltarbeid.

Å tape tid og penger er en kilde til frustrasjon og misnøye på en byggeplass. Dobbeltarbeid går ut over selve arbeidsmoralen, for det er ytterst demotiverende for alle involverte å måtte rive ned igjen det du nettopp har bygd, for så sette det opp igjen. En negativitet som legger seg som et mørkt teppe over motivasjon og produktivitet. Noe som igjen restarter en syklus av frustrasjon og misnøye.

Papir og utdaterte systemer som regneark og lange tråder på e-post, fører typisk til feil og det leie faktum at folk ikke henger med. Denne typen kommunikasjon reflekterer ikke virkeligheten slik den faktisk ser ut her og nå. Skal noen ha informasjon er de tvunget til lange omveier via kontoret, og når de endelig finner informasjonen de trenger er det gjerne for sent.

Da er det langt smartere å bli hel-digital og ta i bruk skreddersydde løsninger for byggenæringen. Løsninger som snakker sammen, ligger i skyen, kobler sammen informasjonen og gjør den tilgjengelig for den som måtte ha bruk for den, når den faktisk trengs.

Når alle deltagende aktører på et gitt prosjekt ser på sine fagfelt, interesser og domener som uavhengig alle andres, blir det lett kaos og splid. Det kan av den grunn være smartere å implementere en moderne løsning for IPD (Integrateted Project Delivery.) Som åpner for organisatorisk integrasjon, samspillskontrakter, deling av risiko- og gevinster. På den måten kan alle behandles og betraktes som en del av samme virksomhet. Når alle medlemmer av de ulike teamene er på plass i begynnelsen av et prosjekt, skifter gjerne motivasjonen fra: «Hvordan skal jeg utføre min del med minst motstand for egen del?» Til: «Hvordan fullfører vi dette prosjektet på best mulig måte sammen?»

Jo mer tillit og fellesskapsfølelse man skaper på tvers av teamene, desto enklere blir det å realisere gevinster for alle.

Å mislykkes med å visualisere og koordinere selve designet, har avsporet mangt et godt prosjekt. Og det ofte lenge før første spadestikk er tatt. Dersom man ønsker å redusere dobbeltarbeid, feil og mangler, kan det av den grunn være lurt å implementere den visuelle og pedagogiske kraften som ligger i moderne, digitale 3D-moddeler i form av «building information modeling» (BIM). Dette er en teknologi som tillater alle med tilgang å se, oppdatere og hente ut planer og tegninger i sanntid. Medlemmene i teamene blir på den måten i stand til å se og agere i forhold til de store avgjørelsene i begynnelsen av prosjektet. Noe som reduserer sjansen for ubehagelige overraskelser underveis.

Det er i dag manko på kvalifisert arbeidskraft i byggenæringen. Dette er en trussel som ikke bør undervurderes og som man med hell kan ha i bakhodet når samarbeidspartnere og underentreprenører velges. Å jobbe med underkvalifisert personell fra forstrukne virksomheter, åpner for unødvendig risiko og menneskelige feil. For eksempel; dårlig kvalitet, dobbeltarbeid og overgåtte tidsfrister. Dette er en risiko som effektivt kan omgås ved å ha en gjennomprøvd prosess for prekvalifisering på plass. Ved å implementere en velprøvd software-løsning minsker du faren, gjør prosessen mulig å gjenta og den lar deg lagre, kontrollere og følge opp risikoen knyttet til underleverandører og samarbeidspartnere på en effektiv måte.

En «la det skure og gå» holdning kan høres forlokkende ut, med den tanke i bakhodet at oppegående tar ansvar om de får tillit. Slik er det imidlertid ikke i den harde virkeligheten. Det er langt bedre å være forberedt på det verste, enn å håpe på det beste. Med en systematisk tilnærming til prosess, arbeidsflyt, redskaper og utstyr, er du godt skodd for enhver situasjon og hendelse. Med systemer for kvalitetssikring (Quality Assurance) og kvalitetskontroll (Quality Control), har du effektivt begrenset rommet for menneskelig feil, og dermed for kostbart og tidkrevende dobbeltarbeid. Maler og sjekklister er også en måte å sette en standard for kvalitet på. Sjekk for eksempel: «Essential Construction Templates for Your Projects».

Svært mye forskning konkluderer med at jo mere penger som investeres i kompetansehevende tiltak, desto mindre utgifter vil gå i sluket for dobbeltarbeid. For saken er den at selv om kostanden ved kompetansehevende tiltak kan virke høy, er riktig trening og påfyll av kunnskap en sikker vei til reduserte kostnader over tid. Rett og slett fordi man gjennom kunnskap, kompetanse og trening, senker sannsynligheten for menneskelige feil og slurv. Samtidig som man øker produktiviteten.