Det snakkes skremmende lite om avvik i industrien

januar 2023

Spesielt ille er tausheten tatt i betraktning av hva avvik faktisk koster den enkelte virksomhet og oss som samfunn. Vi ba tre fagfolk om å kaste lys over problematikken og skissere mulige løsninger. For en ting er sikkert. Feil og avvik skal ikke feies under teppet. De skal opp i lyset.

Ifølge senior systemkonsulent i NTI Marianne Bygdnes handler manglende underrapportering i stor grad om mangel på effektive systemer internt. Et typisk scenario er at avvik ikke registreres av frykt for at det skal slå tilbake på den enkelte operatør personlig. At man skal få skylda for å belaste virksomheten med uforutsette utgifter og tap.

– Det er ingen grunn til at det skal stå navn på registrerte avvik. For hvem som avdekket det er ikke relevant. Det spiller ei heller noen rolle hvem som gjorde feilen. Det viktige er at det blir håndtert, retta opp og registrert. Slik at man kan lære og slippe å gjøre feilen om igjen, sier sertifisert kvalitetsleder og senior systemkonsulent i NTI Marianne Bygdnes, som har tolv års erfaring som maskiningeniør fra både offshore og industrien.

27. april 2023 holdt vi webinar med tema: Avvik - konsekvenser og kostnader.

Dette er et webinar for deg som ønsker litt ekstra inspirasjon til å ta tak i en av de største akilleshælene i norsk mekanisk industri.

Se webinaret her

Ullen ansvarsfordeling

En annen grunn til å sitte musestille i båten kan ifølge våre fagfolk meget vel være de vriene ansvarsforholdene og årsakssammenhengene. For hva er egentlig et avvik? Hvordan oppstår de og hvem skal ta regninga?

– For en underleverandør er det fort en katastrofe å la selv det minste lille avvik snike seg under radaren. På plattform kan det i ytterste konsekvens føre til nedetid og produksjonsstopp. Stopper produksjonen renner millionene ut på sekunder. Da sier det seg selv at avvik er noe man tar på ytterste alvor. I andre næringer er det imidlertid ikke nødvendigvis nedsiden like tydelig, sier Bygdenes.

Marianne Bygdenes

Systemkonsulent, NTI

Et kulturproblem

Bygdnes tror at den egentlige utfordringen ligger i at mange ikke klarer å utnytte systemene sine. Og dermed ikke ser den totale prisen virksomheten betaler for avvikene. Hadde de fått skikkelig oversikt hadde nok også ansatte vært mer motivert til å registrere.

– Registrering av avvik må ligge i bedrifts-kulturen. I virksomhetens DNA. «Her i gården registrerer vi alle avvik. Alt skal fram. Alltid,» sier Bygdnes.

Dyrere enn man tror

Alle avvik koster virksomheten penger. Om det mangler et lite mål på ei tegning, eller om det er milevis med feil sveis på et skipskrog, så er én ting felles: Det koster.

– Alle misliker å behandle avvik. For det tar tid. Tid man typisk ikke har. Og selv om man har et oppegående og effektivt system for håndtering, så skal avviket prises og rettes opp. Man kan på verkstedet kanskje si «Ja, det koster to hundre kroner» Men sånn er det jo ikke. Ingenting koster to hundre kroner. For det er tatt imot. Det er behandla. Det er sendt videre til en ingeniør som kanskje skal bruke tre timer på sine vurderinger. Skal man få et godt bilde må alle timene som går med logges. Og det man da finner er at avvik er ufattelig kostnadsdrivende og drepende for effektiviteten, sier Bygdnes.

Kvalitetsbegrepet

Det er altså ingen tvil om at feil og avvik uansett hva du produserer kan få dramatiske konsekvenser. Økonomisk, omdømme-messig og i verste fall føre til katastrofale ulykker. Så hvordan unngå dem? For å forstå hvordan feil og avvik oppstår er begrepet «kvalitet» sentralt.

– Alle som befatter seg med produksjon - fra selgeren til transportøren av det ferdige produktet og alle ledd imellom - må forstå hva «kvalitet» er. Kvalitet er ikke noe eksperter, designere, maskinoperatører og ledelsen har ansvar for å sikre. Kvalitet er summen av det virksomheten til sammen gjør for å lage et produkt i tråd med kundens forventninger og de krav som måtte være stilt til dét, sier konsulentleder Stig Bakketun hos NTI AS, som har tjue års erfaring fra maritim bransje. Både som teknisk sjef, konstruksjons-ingeniør og prosjektleder.

Stig Bakketun

Konsulentleder, NTI

Husk at kunden betaler for din ekspertise

Ifølge Bakketun har han ofte sett at ansvaret for et avvik som oppstår som følge av mangelfulle bestillinger, ikke så rent sjeldent hviler på sviktende innkjøpskompetanse hos kundene. I slike tilfeller kan det være greit å minne om at de banker på din virksomhets dør for å få hjelp.

– Det er og blir en salgsavdelings ansvar å tydeliggjøre hva ulike valg fører til. Hva det vil kreve av ressurser, timer og planlegging. For en selger er det ikke alltid like enkelt å sette seg inn i komplekse behov og forespørsler. Av den grunn er det viktig å ha prosedyrer og rutiner på plass for å fange opp og håndtere også denne typen scenarioer, sier Bakketun.

Skap varige konkurransefortrinn

Regelmessige kontroller og overvåking er antagelig noe av det viktigste i utvikling og produksjon av produkter. En fullstendig og velfungerende kvalitetskontroll - med tydelige interne og eksterne prosesser - er en betingelse for å kunne levere kvalitet. De som lykkes utfører gjerne kvalitetskontroll på hvert enkelt trinn i produksjonen, og har prosedyrer og standarder for alt.

– Å lykkes handler i bunn og grunn om å få hele organisasjonen til å dra i samme retning, skape kvalitet i felleskap, kontinuerlig og effektivt. På den måten forbedres servicen og virksomheten framstår som hakket vassere enn konkurrentene. Antall feil og avvik reduseres, og lønnsomheten stiger. Noe som typisk gir ringvirkninger i form av mindre stress i arbeidsmiljøet, enda mer presise leveranser og økt vitalitet på tvers av hele virksomheten, sier Bakketun.

En tverrfaglig standard

I det hele tatt gjør man det langt enklere for virksomheten om det ligger tung systematikk til grunn for alt som gjøres. En systematikk ledelsen bør iverksette, men som den enkelte ansatte har ansvaret for å forbedre, tilpasse og ikke minst påse at faktisk fungerer i virkeligheten. I en hensiktsmessig struktur løses problemene der de oppstår.

– Å ha en god struktur sikrer deg kontroll og oversikt. Egentlig kan enhver prosess uttrykkes i én virksomhets-spesifikk framgangsmåte for å gjøre ting riktig på første forsøk, sier NTIs løsningsrådgiver Markus Trandem som har en master i digital forretningstransformasjon og som til daglig jobber med å veilede industribedrifter i «digital transformasjon» for å effektivisere og automatisere arbeidsprosessene.

Markus Trandem

Løsningsrådgiver, NTI

Et godt punkt å navigere fra

Å skaffe seg kontroll på egne data er også viktig, og løses ifølge Trandem best ved å ha en solid infrastruktur i bunnen. Én som legges for hele prosjektet og som bør innbefatte logistikk for innkjøp av komponenter og materialer, selgerens korrekte kalkulasjon av timeforbruk, booking av de riktige ressursene og romslige tidsfrister.

– Om du ikke legger grunnsteinen riktig blir huset skeivt til slutt. Har man et solid og tydelig utgangspunkt i form av en struktur å navigere ut fra, vet man som oftest også hvor man befinner seg mot slutten av prosjektet. Selv om noe skulle vise seg å være feil eller ha et avvik på veien dit, er det da gjerne nok å ta et skritt eller to tilbake og rette opp. Man trenger sjelden begynne helt på nytt, sier Trandem.

Arbeidsmetodikken er avgjørende

Hvor mye som må rettes opp varierer ifølge Trandem med arbeidsmetodikken som brukes og infrastrukturen som er lagt til grunn.

– En agil arbeidsmetodikk – altså Lean - legger opp til kontinuerlige sprinter slik at avvik eller endring av strategi kan utføres fortløpende. Dersom et selskap bruker en mer tradisjonell - og utdatert - arbeidsmetode der man evaluerer mot slutten av prosjektet vil det være mye vanskligere og mer tidkrevende å rette opp i feil og avvik. En gjennomført «infrastruktur» fra start er derfor kritisk, sier Trandem.

Systemer for kvalitetssikring tar rotta på avvikene

Målet med et kvalitetssystem er å sørge for at planer etterleves og fastsatte mål oppnås. Et slikt system omfatter typisk alle aktiviteter, faser, tydeliggjør ansvar, fordeler myndighet og koordinerer ulike aktiviteter. Dokumenthåndtering, registrering av resultater, løpende revisjon og dokumentasjon, inngår også ofte i et oppegående kvalitetssystem.

– At en virksomhet har et ypperlig kvalitetssikringssystem betyr ikke nødvendigvis at de leverer ekstra høy kvalitet. Det er imidlertid en garanti for at måleparameterne gir korrekt informasjon, og øker dermed sannsynligheten for at riktig kvalitet oppnås. Den store effekten av et kvalitetssikringssystem er at det kan vise deg trender og årsakssammenhenger som muligens ikke er så opplagte. Det kreves i tillegg gode organisatoriske tiltak som støtter opp den teknologiske løsningen for å generere mer verdi, sier Trandem.

Bli rollesentrert

Med et effektivt kvalitetssystem blir den generelle organiseringen og dokumenteringen ryddigere og mer tilgjengelig for alle ansatte. Det blir enklere å kartlegge prosessene ned til minste detalj og det blir lettere å få øye på potensial til forbedring.

– Alle typer standardisering er et pluss. Åpenbart i sammenheng med feil og avvik, men kanskje like viktig er det at et system gjør det langt enklere å gjenbruke erfaring og «best practice.» I et organisatorisk perspektiv er det en fordel at nye folk raskt kan tilegne seg «riktige» rutiner, men like viktig er systemet for å ta vare på kontinuitetsbærernes erfaring og sikre at hardt opparbeidet kunnskap ikke forsvinner ut døra når seniorene pensjoneres Å få standardisert infrastrukturen gjør at man kan gjenta prosessene, uavhengig av hvem som måtte være involvert, avslutter Trandem.