Från problem till fullt utnyttjad potential

Efter 25 år och hundratals genomförda verksamhetsanalyser inom industribranschen är Jonas Wicksell fortfarande nyfiken på varje nytt uppdrag.

”Företagen vet vilka affärsmål de har och vi hjälper dem att staka ut vägen mot målet. Det handlar om strukturerad analys, prioriteringar och implementering av nya arbetssätt och produkter – och att vara flexibel för ändrade förutsättningar,” säger Jonas, affärsutvecklare för industri hos NTI.

De vanligaste utmaningarna

Industrin är en viktig motor i samhällsutvecklingen och även om många av företagen i branschen gör bra resultat är det få av dem som har riktig kontroll över sina arbetssätt och kostnader.

För tillverkande företag är det vanligtvis tre problem som sätter käppar i hjulet:

• Avvikelser
• Långa ledtider
• Icke värdeskapande arbete

Avvikelser ger konsekvenser för såväl produkter, material och tid. Felberäkningar, bristande simuleringar, felbeställningar, felaktiga produktionsunderlag, ej kommunicerade ändringar, m.m. leder till onödiga kostnader. Tid som läggs på att hantera dessa fel är kostsamma arbetstimmar som i slutänden inte gett något.

Ledtiderna förlängs av varje problem som uppstår. Alla former av otydlighet, flaskhalsar och hack i processen förlänger utvecklings- och/eller leveranstiden.

Icke värdeskapande arbete handlar om den tid som läggs på onödiga arbetsuppgifter. Det kan handla om dubbelarbete, omarbete, att leta och verifiera information etc.

Jonas Wicksell har sett att företag oftast fokuserar på de delar som påverkar kunden. Men han framhåller vikten av att också identifiera och rätta till de interna missarna och ineffektiviteten för att inte bara akut avhjälpa uppkomna situationer, utan säkerställa verksamhetens effektivitet i stort.

Se sanningen i vitögat

”Jäklar så illa det var – vi måste agera nu!” blev reaktionen hos en företagsledare vi jobbat med. I verksamhets-analysen blev det tydligt att de alltid var försenade och att fel information följde med till nästa led, vilket gjorde att samma fel skapade problem flera gånger. Eftersom rutinerna för artikeldokumentation inte var tydliga skapades också hela tiden nya artiklar vilket ledde till att man hade över 10 000 aktiva artiklar i stället för 1 500, vilket vore det rimliga i deras verksamhet.

Jonas Wicksell berättar att i stort sett alla företag han mött har förbättringspotential.

”Ofta har man tidspress i sin vardag, det är bråttom och blir fel i såväl projektering och beställningar som produktion. Genom att analysera arbetssätt, kommunikationsvägar, systemanvändning och identifiera problemområden får man förutsättningar att göra något åt situationen. Vi genomför analysen och går tillsammans med ledningen igenom resultaten. Ofta blir det en smått chockartad upplevelse att få svart på vitt hur ineffektiva arbetssätten är och hur stora onödiga kostnader man står med”.

Synliggörande analys, presentation av lösningar och ROI

När Jonas kommer i kontakt med en kund kan anledningarna variera. Vissa är klara över verksamhetsmålen men ser att man har problem med exempelvis ledtider och avvikelser, eller har en känsla av att man borde kunna jobba smartare. Andra företag tror sig veta vad de behöver, till exempel ett nytt PDM-verktyg, men kan inte räkna på effekt och ROI. De vill ha stöd för att veta vilken väg de ska gå för att få bäst avkastning. Slutligen finns det företag som inte vet var problemen sitter. Där kan analysen synliggöra problem och vilken eller vilka lösningar som bäst åtgärdar dem.

I sitt arbete letar Jonas efter orsaker och konsekvenser. Vilka problem finns och vad kostar de? Genom en strukturerad analys kan det till exempel framkomma att företaget förlorar 100 000 kr per månad genom avvikelser. Om lösningen innebär en investering på 250 000 kr visar det på att det är en bra investering som betalar sig på endast ett par månader.

Verksamhetsanalysens genomförande

I analysen spelar företagets ledning en viktig roll. Den behöver vara involverad och intresserad för att jobbet ska kunna genomföras. Strategiska och affärsmässiga mål definieras och syftet med analysen klargörs. Det kan till exempel handla om att vilja minska produktionskostnader, ta nya marknadsandelar, dubbla omsättningen eller reducera utvecklingskostnader.

Rent praktiskt genomförs intervjuer med ledningsgruppen och personer i både ledande och operativa roller. Här samlas ett gediget material med mycket kunskap om nuläget i organisationen: arbetsprocesser, överlämningar, problem för olika roller, flaskhalsar, befintliga system, kompetens och kompetensbrister, m.m.

Utifrån detta sammanställs informationen som framkommit systematiserat och Jonas går tillsammans med ledningen igenom resultatet. Bilden av hur företaget de facto jobbar klarläggs utifrån sådant som ledtider, avvikelsehantering, arbetsmetoder och systematisering. Nästa steg är att komma fram till vilka problem som behöver lösas och på vilket sätt.

Lösningar och kostnader

Med närmare tre decenniers kunskap i ryggen har Jonas Wicksell stor kunskap om hur olika företag jobbar.

”Silotänkandet är utbrett inom industrin, vilket gör att information eller kunskap ofta finns inom ett team men saknas inom ett annat. Det gör att det blir svårt att få till ett väloljat maskineri och man hanterar bara ofta sin del i ett projekt utan att ha förståelse för vad som händer före och efter ens egen insats i processen.”

Jonas är utifrån detta noga med att ha ett helhetsperspektiv och hjälpa ledningen se hela processen, något som kan vara svårt att göra internt. När olika teamchefer uppvaktar ledningen med önskade investeringar ser de till sin egen ”silo”, men att göra de investeringar de efterfrågar kanske i det stora hela inte ger en företagsviktig effekt.

Med en utomstående processledare får alla företagets organisationsdelar komma till tals, utan förutfattade meningar och etablerade förväntningar på varandra.

Tillsammans med ledningen går Jonas igenom de framkomna problemområdena, han analyserar deras konsekvenser i form av tid och pengar, och lägger fram lösningsförslag som innefattar både investeringskostnader och vinster av dessa.

Lösningar kan exempelvis handla om:

• Produkter
• Datahantering
• Arbetsprocesser och överlämningar
• Standardiseringar
• Projektkommunikation
• Digitalisering

Förväntad effekt

Den förväntade effekten är att företaget på utsatt tid ska nå de mål man i projektets inledning klarlade, de som kunde handla om till exempel minskade produktionskostnader, nya marknadsandelar, dubblerad omsättning eller reducerade utvecklingskostnader.

För att nå dit görs prioriteringar utifrån mål, analys och lösningsförslag. Prioriteringen kan grunda sig i sådant som tillväxt, lönsamhet, att lyfta sig mot kund.

Jonas processleder hela vägen för att få fram en prioriteringsordning som sett både till effekt och kostnad ger mest mening.

Utifrån ambition, ram och målsättning kan en tydlig roadmap skapas. Den måste dock utvärderas under vägen och vara flexibel för förändringar på spelplanen i form av sådant som uppköp, konjunktur eller en pandemi.

”Det finns en otrolig potential i svensk industri. Om företagen fungerar så här väl trots de problem som finns, tänk då hur det kunde vara om deras fulla potential utnyttjades! Att få vara med och skapa riktigt värde för en så häftig bransch, det är vad som driver mig och gör att jag ser fram emot varje uppdrag jag kommer i kontakt med,” avslutar Jonas Wicksell.