Vanliga utmaningar inom tillverkningsindustrin

Tillverkningsindustrin är en avgörande drivkraft för samhällsutvecklingen. Trots att många företag i branschen presterar bra, är det få som har full kontroll över sina processer och kostnader.

Tre återkommande problem ställer ofta till det för tillverkande företag:

• Ändringar och avvikelser
• Långa ledtider
• Icke värdeskapande arbete

Ändringar och avvikelser påverkar produkter, material och tid. Felberäkningar, bristande simuleringar, felbeställningar och otydliga produktionsunderlag leder till onödiga kostnader. Tid som går åt för att åtgärda dessa fel är dyrbara arbetstimmar utan att bidra med värde.

Långa ledtider uppstår när problem fördröjer processen. Otydlig kommunikation, flaskhalsar och störningar påverkar både utvecklings- och leveranstid negativt.

Icke värdeskapande arbete innebär att tid läggs på uppgifter som inte tillför något till slutprodukten. Det kan handla om dubbelarbete, omarbete eller att leta och verifiera information.

Enligt Jonas Wicksell tenderar företag att fokusera på det som påverkar kunden direkt. Han understryker dock vikten av att också hantera interna ineffektiviteter för att långsiktigt säkerställa verksamhetens effektivitet och undvika att bara lösa akuta problem.

Se sanningen i vitögat

"Jäklar, så illa det var – vi måste agera nu!" var den spontana reaktionen från en företagsledare vi arbetat med. När vi genomförde verksamhetsanalysen blev det tydligt att företaget ständigt var försenat, och att felaktig information spreds vidare i processen. Detta resulterade i att samma misstag upprepades gång på gång. Dessutom ledde otydliga rutiner för artikeldokumentation till att nya artiklar ständigt skapades. Företaget satt till slut med över 10 000 aktiva artiklar, långt fler än vad som var rimligt för deras verksamhet.

Jonas Wicksell betonar att nästan alla företag han mött har förbättringspotential:

"Många arbetar under ständig tidspress, vilket leder till misstag i projektering, beställningar och produktion. Genom att analysera arbetssätt, kommunikationsvägar och systemanvändning samt identifiera problemområden, kan företagen få en tydlig bild av situationen och ta itu med problemen. Vi genomför analysen och presenterar resultaten tillsammans med ledningen. Ofta blir det en chockerande upplevelse att få svart på vitt hur ineffektiva processerna är och hur mycket onödiga kostnader som har byggts upp."

Synliggörande analys, lösningsförslag och ROI

När Jonas träffar en kund varierar anledningarna. Vissa företag har tydliga verksamhetsmål men brottas med problem som långa ledtider och avvikelser, eller har en känsla av att de skulle kunna arbeta mer effektivt. Andra tror sig veta vad de behöver – exempelvis ett nytt PDM-verktyg – men har svårt att beräkna effekten och ROI. De söker vägledning för att hitta den mest lönsamma vägen framåt. Slutligen finns det företag som inte riktigt vet var problemen ligger, och där kan en analys synliggöra både problem och vilka lösningar som bäst åtgärdar dem.

I sitt arbete fokuserar Jonas på att identifiera både orsaker och konsekvenser. Han kartlägger vilka problem som finns och vad de kostar verksamheten. Genom en strukturerad analys kan det exempelvis visa sig att avvikelser kostar företaget 100 000 kr per månad. Om lösningen kräver en investering på 250 000 kr, framgår det tydligt att investeringen skulle betala sig själv inom bara några månader.

Genomförande av verksamhetsanalys

Företagets ledning spelar en avgörande roll i verksamhetsanalysen. Deras engagemang och delaktighet är avgörande för att analysen ska kunna genomföras effektivt. I detta skede definieras de strategiska och affärsmässiga målen, och syftet med analysen klargörs.

Praktiskt sett genomförs intervjuer med både ledningsgruppen och nyckelpersoner i både ledande och operativa roller. Detta ger en djupgående insikt om nuläget i organisationen – allt från arbetsprocesser och överlämningar till problem för olika roller, flaskhalsar, befintliga system, samt kompetenser och eventuella kompetensbrister.

Den insamlade informationen systematiseras och analyseras noggrant. Jonas går sedan igenom resultaten tillsammans med ledningen för att skapa en tydlig bild av hur företaget faktiskt arbetar. Ledtider, avvikelsehantering, arbetsmetoder och systematik kartläggs noggrant. Nästa steg är att identifiera vilka problem som behöver lösas och vilka åtgärder som är mest effektiva för att förbättra verksamheten.

Med nästan tre decenniers erfarenhet har Jonas Wicksell en djup förståelse för hur företag inom olika branscher arbetar.

"Silotänkandet är ett utbrett problem inom industrin. Det innebär att information och kunskap ofta fastnar inom ett specifikt team, utan att nå andra delar av organisationen. Detta skapar utmaningar för att få hela verksamheten att fungera smidigt. Man fokuserar ofta bara på sin egen del av projektet, utan att förstå hur ens arbete påverkar helheten."

Jonas betonar vikten av att ha ett helhetsperspektiv och hjälper ledningen att se hela processen, något som kan vara svårt att göra internt. När olika teamchefer presenterar förslag på investeringar, fokuserar de ofta på sin egen "silo", men dessa investeringar bidrar kanske inte alltid till en bredare företagsnytta.

Som en extern processledare ger Jonas alla delar av organisationen en röst, utan förutfattade meningar eller etablerade förväntningar. Tillsammans med ledningen identifierar han problemområden, analyserar deras kostnader i form av tid och pengar, och presenterar förslag på förbättringsåtgärder. Dessa förslag inkluderar både investeringskostnader och förväntade vinster.

Exempel på lösningar kan vara:

• Nya produkter och system
• Integration mellan olika systemlösningar
• Förbättrade eller automatiserade arbetsprocesser och överlämningar
• Standardisering
• Förbättrat projektsamarbete
• Ökad digitalisering

Genom att ta ett övergripande perspektiv säkerställs att de föreslagna lösningarna ger maximal effekt för hela företaget.

Förväntad effekt

Arbetet syftar till att ge företaget en tydlig och konkret bild av nuläget, inklusive de existerande utmaningarna, deras konsekvenser och tillhörande kostnader. En annan viktig del av analysen är att blicka framåt – att identifiera vilka förändringar som krävs inom organisationen eller i de nuvarande lösningarna och systemen för att nå företagets mål och strategiska initiativ. Med ett tydligt definierat och kvantifierat business case får företaget ett starkt beslutsunderlag som kan motivera framtida investeringar och förändringar.

Jonas leder processen hela vägen fram till en prioriteringsordning som är både kostnadseffektiv och ger maximal effekt.

"Det finns en enorm potential inom svensk industri. Om företag presterar så pass bra trots de nuvarande utmaningarna, tänk vilken effekt de skulle ha om deras fulla potential kunde frigöras! Att få vara med och skapa verkligt värde i så dynamiska branscher är det som driver mig och gör varje nytt uppdrag så spännande," avslutar Jonas Wicksell.