Integration och sammanhang – så får du full utdelning av din data

Industrin befinner sig mitt i en digital utveckling. Många företag arbetar redan med avancerad 3D-design och produktdata, men beskrivande data och processer är sällan sammanlänkade tvärs över verksamheten.

Nästa steg handlar därför inte om ännu ett nytt verktyg – utan om att koppla ihop de befintliga, så att 3D, produktion och affär kan tala samma språk.

I det här blogginlägget delar vår expert Jesper Brandt med sig av sina erfarenheter kring hur industriföretag kan skapa verkligt värde genom att få sina system och data att samverka – och ta nästa steg mot digital mognad på ett sätt som märks i det dagliga arbetet.

Varför integration – och varför nu?

Integration är inte längre ett ”nice to have” – det är grunden för att driva ett modernt industriföretag.

I många år har avdelningar arbetat i sina egna system: sälj i CRM, konstruktion i PDM, produktion i ERP och service i egna verktyg. Data kopieras, matas in igen och justeras längs vägen – vilket leder till fel, väntetid och osäkerhet.

När systemen istället samarbetar och integreras kan data flöda fritt genom hela värdekedjan. Säljavdelningen vet vad konstruktionen ändrar, och erbjudanden och produkter är anpassade efter vad som faktiskt är möjligt att producera. Inköp vet vilka komponenter som används. Och produktionen får automatiskt rätt filer, materiallistor och toleranser – utan manuella mellansteg.

Det ger snabbare beslut, färre fel och mer stabila leveranser.

Men det viktigaste: integration är en förutsättning för nästa steg i digital mognad.
Vi kan inte prata om automatisering, digitala tvillingar eller hållbarhetsdokumentation förrän data hänger ihop över hela verksamheten.

Som Jesper uttrycker det:

”Tekniken är inte problemet. Det är samspelet mellan systemen – och människorna bakom – som avgör om vi får ut något av den.”

Var befinner sig ditt företag på den digitala mognadstrappan?

Vägen mot digital mognad handlar inte bara om teknik – utan om hur företaget arbetar med data, processer och samarbete.

Jesper lyfter fram fem nivåer av mognad, inspirerade av Digitaliseringsinstitutets modell. Figuren nedan visar de fem typiska steg som företag rör sig igenom på resan från manuella arbetssätt till en datadriven verksamhet.

• Nivå 1: Manuell hantering (autonoma data)
  På den första nivån sker arbete och processer manuellt och ofta ad hoc. Överblick och struktur saknas, och IT ses främst som en verktygsleverantör. Arbetet drivs av kalkylblad, lokala filer och personliga metoder – vilket innebär hög risk, begränsade tillväxtmöjligheter och utmaningar kring både leveranser och kundkrav.
• Nivå 2: Semiautomatisk hantering (data i silos)
  Digitaliseringen har börjat, men strukturen är svag och data ligger isolerat i olika system. Processerna är beroende av enskilda personer och manuella justeringar. Det kan fungera effektivt i mindre skala, men kännetecknas av höga kostnader, reaktivt arbete och låg grad av standardisering.
• Nivå 3: Styrd hantering (workflow-data)
  Organisationen börjar arbeta mer strukturerat. Processerna blir stabilare och mer rationella, och det etableras riktlinjer för hur uppgifter ska genomföras. Best practices sprids mellan avdelningar och planeringen blir mer koordinerad. Företaget är fortfarande avdelningsindelat – men har nu ett gemensamt språk och tydliga roller.
• Nivå 4: Integrerad hantering (integrerade data)
  Processer och data kopplas samman över hela företaget. Standardisering och tydliga gränssnitt gör att information flödar smidigt mellan system och avdelningar. Ett End-to-End-perspektiv möjliggör dokumentation av processer, minskad felrisk och stöd för tillväxt och skalbarhet.
• Nivå 5: Processdriven hantering (processstyrda data)
  På den högsta nivån styrs företaget av sin affärsstrategi – inte av enskilda system. Processerna är optimerade och under ständig utveckling. Beslut grundas på data, och tekniken används aktivt för innovation, hållbarhet och kontinuerlig förbättring. Full spårbarhet råder, och strategin hänger tätt ihop med den dagliga verksamheten.

Enligt undersökningar från Digitaliseringsinstitutet befinner sig de flesta svenska industriföretag fortfarande på de två första nivåerna.

Men det är helt naturligt – digital mognad är inte en sprint, utan en trappa man klättrar, ett steg i taget.

"Börja med det som gör skillnad idag. Mät resultaten. När det fungerar – bygg vidare. Små steg, hela tiden. Det är så förändring blir verklighet," förklarar Jesper.

Från digitalisering till digital transformation

Det är stor skillnad på att digitalisera och att transformera.
Digitalisering handlar om att göra samma saker som tidigare – fast digitalt. Det kan vara att flytta kalkylblad till ett system eller ersätta pärmar med filer, men ändå arbeta på precis samma sätt.

Transformation däremot innebär att använda tekniken för att förändra hur man arbetar. Då används data inte bara för att dokumentera vad som har hänt – utan för att driva beslut, utveckling och lärande.

Jesper lyfter att många företag fortfarande befinner sig i digitaliseringsfasen: systemen finns på plats, men de utnyttjas inte fullt ut. Nästa steg är att låta data arbeta tvärs över organisationen – så de kan användas för att förutsäga, förbättra och koppla samman.

Det är där skillnaden ligger:

"Digitalisering handlar om att effektivisera – digital transformation handlar om att förändra."

Transformation kräver både teknik, ledarskap och modet att ifrågasätta gamla arbetssätt. Förändringen sker när data blir en aktiv del av beslutsfattandet – inte bara ett resultat i efterhand.

Så vinner du tillbaka 20 timmar i veckan

I genomsnitt lägger medarbetare inom industrin 20 timmar i veckan på uppgifter som inte skapar direkt värde – som att leta efter dokument, kopiera data mellan system, rätta fel och återskapa information som redan finns någon annanstans.

Jesper kallar det för ”den dolda produktivitetsförlusten” – och den drabbar nästan alla, oavsett storlek, bransch eller digital mognadsnivå.

Genom att standardisera data och koppla ihop systemen kan företag snabbt frigöra en stor del av den tiden.

”När data hänger ihop, lägger man mindre tid på att leta – och mer tid på att skapa,” säger Jesper.

Ofta betalar sig en enda integration mellan PDM och ERP på mindre än ett år – bara genom den tid man sparar på att slippa rätta, flytta och återskapa data.

När data blir affär

Digital mognad handlar i slutändan inte om teknik – utan om affär. Jesper påpekar att alla företag, oavsett storlek, strävar efter samma mål: tillväxt, standardisering, effektivitet, innovation och kompetensutveckling.

När data blir det gemensamma språket mellan avdelningar, stödjer det alla fem. Sälj och konstruktion kan samarbeta, inköp får exakta underlag – och ledningen får insikter att fatta beslut på, baserade på fakta istället för magkänsla.

Det är här mognaden omvandlas till resultat: snabbare offerter, kortare ledtider, färre fel och mer innovation. Men kanske viktigast – en organisation som lär sig och förbättras kontinuerligt, eftersom kunskap inte går förlorad i filer, mejl eller individuella arbetsmetoder.

Och som Jesper betonar: Digital transformation sker inte i stora hopp – utan i små, mätbara steg som gör vardagen lite enklare och affären lite starkare.