4 tips til at slippe af med dobbeltarbejde i byggeriet
juni 2023
Sådan sparer du tid, penge og undgår frustration
Bliver fejl og mangler ikke udbedret, kan de hurtigt få konsekvenser for dine kollegaer, budgettet, fremdriftsplanerne og kvaliteten af det færdige produkt.
Ingen steder er dette mere sandt end i byggebranchen, hvor dobbeltarbejde ikke kun generer bygherrer, entreprenører og den enkelte håndværker; det har også betydning for entusiasmen, fremgangen og produktiviteten på byggeprojektet, og kan i sidste ende resultere i, at tidsfrister bliver rykket. Dobbeltarbejde stjæler med andre ord afgørende og værdifulde dage eller måneder.
Heldigvis er der en løsning: forstå de mest almindelige årsager til, hvorfor og hvordan fejl opstår, og forebyg dem så effektivt og målrettet. Lad os vise dig hvordan.
Typiske årsager til dobbeltarbejde. Sådan identificerer du problemet
Først og fremmest er det vigtigt at forstå, hvorfor dobbeltarbejde bliver ved med at dukke op. Med det mener vi, at det godt kan betale sig at forstå roden til problemet.
Manglende detaljer, oplysninger og dokumenter:
Ingen adgang til den nødvendige information.
Dyre genbestillinger:
Hvis logistikken ikke er på plads, kan det blive dyrt, når der dukker mere op på byggepladsen, end du har bestilt.
Manglende færdigheder:
Uden dygtig, faglært arbejdskraft er det svært at tilfredsstille stadigt stigende krav til den nødvendige præcision og benyttelsen af avancerede digitale værktøjer.
Dårlig kvalitet:
Det hele kommer hurtigt til at se helt forkert ud, når man bygger med dårlige – eller forkerte – materialer.
Opfølgning:
Har du ikke et system på plads til opfølgning og kontrol af underleverandører, så gør du det svært for dig selv at bevare overblikket.
Mangelfuldt grunddesign:
Et mangelfuldt grunddesign bliver ikke mere brugbart ved at forsøge at rette fejlene ”down the road”.
Dårlig kommunikation:
Det nytter ikke noget at kræve klare kommandoveje, når kommunikationsbarrieren for medarbejderne er høj og adgangen til den nødvendige information er lav.
Teams der ikke har platformen til at samarbejde konstruktivt, er dømt til at være præget af tværfaglige sammenstød.
Misforståede krav:
Hvis du ikke forstår kundens krav og behov bliver det hurtigt en kilde til misforståelser, som skal rettes på et senere tidspunkt.
Mangel på standarder, systemer og processer:
Undlader du at implementere grundlæggende metodik i begyndelsen af projektet, bliver det vanskeligt at finde et korrekt benchmark for, hvad acceptabel kvalitet i det færdige produkt er.
Stress og jag:
Forsøget på at overholde uopnåelige deadlines er opskriften på dårlige leverancer, mulige projektnedbrud og enorme mængder dobbeltarbejde.
De største kilder til dobbeltarbejde i byggebranchen er dog hyppige designændringer, fejlplanlægning og udeladelser. Ifølge quality.org er hele 70 procent af alt dobbeltarbejde i byggebranchen relateret til designfasen.
En meta-undersøgelse udført af "The Islamic University of Gaza" i samarbejde med "Berlin School of Technology" siger, at næsten 80 procent af alle omkostninger er relateret til afvigelser i design, og kun 17 procent til fejl under byggeriet i sig selv.
Kommunikation og adgang til data spiller også en væsentlig rolle. Ifølge en rapport fra Autodesk og FMI er fejlkommunikation og dårlige designdata kilden til 48 procent af de fejl og mangler, der fører til dobbeltarbejde. Hver medarbejder bruger i gennemsnit fire timer om ugen på at lave arbejde om, rette til, beregne omkostningerne ved andres fejl og undersøge, hvordan de er opstået.
Så hvad kan vi lære af dette?
Konstruktører, ingeniører og entreprenører sår kimen til dobbeltarbejde i projekternes tidligste faser. Der hvor data ikke stemmer overens med virkeligheden, og graden af fejlkommunikation er høj, øges sandsynligheden for at skulle genberegne.
Hvad har dobbeltarbejde af betydning?
Ifølge nogle skøn tegner dobbeltarbejde sig for et sted mellem 4 og 6 procent af de samlede omkostninger ved et givet projekt. Når sideprojekter og arbejdstimer medregnes, så ender omkostningerne tæt på 9 procent.
At overholde deadlines er lige så vigtigt som at holde sig inden for budgettet. En af de største udfordringer for at overholde projektdeadlines er en stabil og forudsigelig produktivitet. En strømlinet arbejdsgang øger markant chancen for at nå alle små og store milepæle frem mod aflevering.
Dobbeltarbejde er et af de største produktivitetsrøvere. I nogle tilfælde kan der faktisk være tale om en negativ påvirkning på 300 pct. Med det uheldige resultat, at hele 30 procent af alt arbejde på en byggeplads viser sig at være dobbeltarbejde.
At miste tid og penge er en kilde til frustration og utilfredshed på en byggeplads. Dobbeltarbejde går ud over selve arbejdsmoralen, for det er demotiverende for alle involverede at skulle lave ting om. Det går ud over motivationen og produktiviteten og leder til frustration og utilfredshed.
Fire enkle råd til at slippe for unødvendigt dobbeltarbejde i byggebranchen
Der findes naturligvis en anden vej. En vej, der er bygget på tillid, samarbejde og digitale værktøjer. I nedenstående punkter har vi derfor lavet syv punkter, der hjælper dig med at undgå dobbeltarbejde.
1. Brug udelukkende digitale løsninger, der taler sammen
Papir og forældede systemer som regneark og lange e-mail-tråde fører typisk til fejl og det sørgelige faktum, at folk ikke følger med. Denne form for kommunikation afspejler ikke virkeligheden, som den faktisk ser ud her og nu. Hvis nogen vil have information, er de tvunget til at køre lange omveje via kontoret, og når de endelig finder den information, de skal bruge, er det ofte for sent.
Så er det langt smartere at gå fuldt ud digitalt og tage skræddersyede løsninger til byggebranchen. Løsninger, der taler sammen, er placeret i skyen, forbinder informationen og gør den tilgængelig for alle, der har brug for dem, når der rent faktisk er brug for dem.
Når alle deltagende aktører på et givent projekt ser deres faglige felter, interesser og domæner som uafhængige af alle andres, opstår der let kaos og splid. Det kan derfor være fornuftigt at implementere en moderne løsning til IPD (Integrated Project Delivery.), som åbner op for organisatorisk integration, interaktionskontrakter, deling af risici og gevinster.
På den måde kan alle blive behandlet og betragtet som en del af den samme virksomhed. Når alle medlemmer af de forskellige teams er på plads i starten af et projekt, skifter motivationen ofte fra: "Hvordan kan jeg gøre mit arbejde med mindst modstand for mit eget vedkommende?" Til: "Hvordan gennemfører vi bedst dette projekt sammen?"
Jo mere tillid og fællesskabsfølelse du skaber på tværs af dine teams, jo lettere bliver det at realisere et succesfuldt projekt, som alle interessenter kan være stolte af.
2. Fokus på interaktion i designfasen gennem brug af BIM
Manglende evne til at visualisere og koordinere selve designet har afsporet mange gode projekter – ofte længe før det første spadestik er taget.
Det kan det derfor være klogt at implementere den visuelle og pædagogiske kraft i moderne, digitale 3D-modeller i form af "bygningsinformationsmodellering" (BIM). Dette er en teknologi, der giver alle med adgang til at se, opdatere og hente planer og tegninger i realtid. Dine team-medlemmer kan nu se og handle på baggrund af de store beslutninger, der blev besluttet i starten af projektet, hvilket mindsker risikoen for ubehagelige overraskelser undervejs.
3. Sæt en standard for kvalitet
Med en systematisk tilgang til proces, arbejdsgang, værktøjer og udstyr er du godt forberedt til enhver situation og begivenhed. Med systemer til kvalitetssikring (Quality Assurance) og kvalitetskontrol (Quality Control) har du effektivt begrænset muligheden for menneskelige fejl, og dermed til omkostningstungt og tidskrævende dobbeltarbejde. Skabeloner og tjeklister er også en måde at sætte en standard for kvalitet på.
4. Investér løbende i kompetenceudvikling
Forskning viser, at jo flere penge, der investeres i kompetencefremmende tiltag, jo færre udgifter vil blive spildt på dobbeltarbejde. Pointen er, at selvom omkostningerne til kompetenceløftende tiltag kan virke høje, er ordentlig uddannelse og genopfyldning af viden en sikker vej til reducerede omkostninger over tid. Viden, kompetencer og træning mindsker sandsynligheden for menneskelige fejl og sjusk. Derudover øger det produktiviteten og arbejdsglæden.
Kunsten at slippe af med dobbeltarbejde er en løbende proces
I sidste ende – som det meste andet i byggebranchen – er kunsten at slippe for besværligt dobbeltarbejde også om at forstå problemet og en vilje til at gøre noget ved det.
Hvis du starter tidligt, planlægger fornuftigt, vælger de rigtige værktøjer og tager ovenstående tips alvorligt, er der allerede gjort meget for at undgå budgetoverskridelser, dårlig kvalitet, forpassede deadlines og et varigt tab af jeres gode ry og omdømme.
