Vi har snakket om digitalisering i mange av våre artikler. Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Før COVID-19-pandemien fokuserte digital transformasjon i stor grad på kundeopplevelse. Så endret alt seg – og akselererte digitaliseringen. Med nye forretningsmodeller håndteres eksisterende prosesser raskere. Fokus på verdikjeden og leverandøravhengighet har preget mange av initiativene i digitaliseringen post-covid. Likefullt er det fortsatt industribedrifter som ligger betydelig bak med en lav grad av digitalisering, man kvier seg for å begynne på en slik «reise» (Hvordan du kan starte en prosess kan du lese mer om her)

Hvorfor er endringsledelse avgjørende for suksess i digital transformasjon?

Når man først har definert et transformasjons initiativ, f.eks. å gå inn i et nytt marked, å utvikle et nytt innovativt produkt, å forandre måten service ytes på, eller å drive organisatorisk forbedring, er det fort gjort å forhaste seg med gjennomføringen.  Ethvert endringsprosjekt starter med menneskene.  Ved å prioritere endringsledelse kan du hjelpe dine ansatte med å forstå og omfavne overgangen som ligger foran organisasjonen.

Ikke fokuser for mye på de tekniske aspektene ved digitaliseringsprosjektet. Det kan gi deg en sofistikert teknisk løsning, men uten ansatte som er villige til å bruke løsningen har prosjektet feilet.

Derfor er det lurt å ikke «hoppe i det», men bruke tid på selve igangkjøringen. Det inneholder planlegging, presentasjon av visjon og oppbygging av et team med interne støttespillere som kan fasilitere prosessene. De vanligste årsakene til at digitaliseringsprosjekter feiler er enten uklare mål, svakt eierskap og manglende involvering, for stor kompleksitet (man gaper over for mye) og 'overkonstruert tenkning' (f.eks. overdreven dokumentasjon i stedet for problemløsing).

I digitale transformasjonsprosjekter er derfor viktig at prosjekteier evner å formidle et helhetlig syn på målsettingen og ikke minst på hvordan selve prosessen vil gjennomføres. Det er sentralt at behovene til alle som berøres ivaretaes. En digital transformasjon innebærer som regel en både bred og dyp innvirkning på hele organisasjonen. Det gjelder for eksempel endring i arbeidsprosesser, forretningsprosesser og dermed også personalets rolle, bevissthet rundt hvorfor prosessene må endres er helt grunnleggende, «vi har alltid gjort det slik» er endringens største fiende. 

Hva prøver man å oppnå, og hvorfor?

Det viktigste er å definere hvilke(t) forretningsmål man ønsker å oppnå og hvorfor endring er nødvendig. Noen ganger er det et helt klart endringsbehov der noe som har fungert før ikke fungerer lengre. Det kan f.eks. være et produkt som ikke etterspørres lengre, det kan være at kostnader forbundet med produksjonen har blitt for høye eller at konkurransen har endret markedet slik at at overlevelsen er truet.

I nesten alle tilfeller er målet det samme: å gjøre grunnleggende endringer i hvordan virksomheten drives for å bidra til å takle et nytt og mer utfordrende marked. Jo verre nå-situasjonen er (les 'ulempe', 'høye kostnader', 'ineffektivitet', etc.), desto flere er motivert for endring, rett og slett fordi man kjenner på kroppen at endring er nødvendig. I starten av et transformasjonsprosjekt er det derfor viktig å ha samlet alle data og harde fakta for å hjelpe ledere med å artikulere og formidle årsaken til endring på en klar og overbevisende måte.

Hva er kostnader ved satsingen og fordelene for forretningen

Man må ha en klar forståelse av hva som er kostnader ved et slikt endringsprosjekt. Man må også ha verbalisert hva man anser å være fordelene og ulempene. De kan være av økonomisk art, men de kan også være ikke-finansielle (f.eks. mulighet til å rekruttere medarbeidere, til å forbedre omdømmet etc.) Det er viktig å ha en klar oversikt over alle disse, enten transformasjonsinitiativet er godkjent på grunnlag av økonomiske fordeler eller ikke.

Det er like viktig å ha kunnskap om kostnadene forbundet med prosjektet og dermed behov for kontantstrøm/ likviditet i prosjektperioden.  

I ethvert prosjekt må både målet og suksesskriteriene være definert slik at man underveis kan kontrollere om man er i rute i forhold til målsettingen. Det sier seg selv at relevante kriterier avhenger av selve prosjektets innhold. Et utgangspunkt er å spørre seg selv: 'hvordan ser suksess ut' og 'hvordan skal jeg vite at vi er på vei mot suksess'?

Dette kan inkludere fordelene du identifiserte. For eksempel forbedret kundeservice, her kan man tenke seg for eks. kundetilfredshetsundersøkelser? Husk at det ofte er viktigere å se på om indikatorene går i riktig retning, i stedet for å nå et absolutt tall i seg selv. Man trenger ikke veldig mange indikatorer men noen sentrale som evner å «beskrive» målsettingen.

Hvem trenger du om bord?

Hvem eier prosjektet? Det må være den eller de personer som vil dra mest nytte av resultatene av transformasjonsinitiativet, som regel den eller de som finansierer hele prosjektet. Det ligger i sakens natur at en digital transformasjon krever (finansielle) ressurser, derfor MÅ transformasjonsinitiativer være strategiske, og må eies av ledelsen. Rollen er sentral i å drive endringen og for å sørge for at organisasjonen ikke prøver å gjøre for mye og for fort. Fokuser på de områdene i prosjektet som gir rask avkastning og resultater med minst mulig innsats. Del prosjektet opp i overkommelige «delprosjekter» og involver interessenter hele veien for å unngå konflikter. Mangel på en klar prosjekteier, en klar visjon og mangel på involvering vil føre til forvirring og motstand, noe som fører til at prosjektet kan feile.  

Sørg for at prosjektet har tilstrekkelig intern støtte

Å drive endring er aldri lett, derfor er det spesielt viktig med bevisst endringsledelse i slike prosjekter. Det sier seg selv at suksessen til ethvert transformasjonsinitiativ er avhengig av den eller de som skal levere, spesielt lederen. Men foruten prosjekteier vil digital transformasjon trenge innsats fra flere funksjoner og divisjoner, ergo er det behov for flere støttespillere i hele organisasjonen og av og til også eksternt. Selv om det ofte ikke er mulig eller nødvendig å få støtte fra hver enkelt interessent (eller interessentgruppe) fra starten, må det være en kritisk masse av støtte og ikke minst forståelse for hvem de viktigste interessentene (eller interessentgruppene) er.

1. Bygg et lederteam og identifiser dine «champions», dvs. de menneskene som vil ha endring og som er istand til å drive endring i organisasjonen.
2. Definer målet og ambisjonen med endringsprosjektet som skal oppnås med endringen
3. Kommuniser visjonen og de dermed forbundene endringer
4. Involver medarbeiderne og gi de fullmakt til å handle i henhold til visjonen for å skape motivasjon.
5. Ikke gap over for mye med en gang - begynn smått og skaler etter hvert

Det er menneskelig å reagere negativt på endring. Hvor mange ganger har ikke vi møtt utsagnet  «Vi har alltid gjort det på denne måten!»  En endringsprosess innebærer ofte at man går fra mestring til læring. Det vil ofte føre til frykt for å måtte gi opp kjente strukturer og arbeidsmetoder og derfor er det viktig at behovet for endring i en konkret situasjon anerkjennes. Den dypere innsikten i prosessene vil være ny og annerledes (dvs. selve læringen) øker aksept for endringen og dermed også kunnskapen som skal til for å arbeide på nye måter.

En prosess der vi endrer oss gjennom «Learning by doing» og flere iterasjoner forsterker aksepten og gjør det mulig å skape ny mestring underveis og dermed motivasjon til å ta i bruk nye teknologier og prosesser i hverdagen.

Definer hvordan prosjektet skal gjennomføres. Du trenger en plan for aktiviteter og et veikart med suksesskriterier. MEN - hold fokus på det overordnede målet, altfor detaljert planlegging kan være kontraproduktivt, det er umulig å forutsi alle faktorene som vil påvirke transformasjonsinitiativet i utgangspunktet. 

Det som er nyttig er å identifisere de viktigste aktivitetene, delmål eller funksjoner som kreves, og forstå hvordan de er koblet sammen og hva som er mulige risikomomenter i prosjektet. Jobb med en fokusert, resultatbasert tilnærming tilpasset prosjektets størrelse for å sikre fremdrift og suksess.  

Husk at det alltid er viktigere å gjøre noe enn å ikke gjore noe, det følger uansett med læring! Å ikke gjøre noe fører bare til at andre gjør det bedre, raskere og mer konkurransedyktig enn deg.