Fra Excel og filutforsker til Vault Professional

juli 2022

Siden 2018 har EnerDry vært på en digital reise fra bruk av Excel og filutforsker til Vault Professional, for å håndtere produktdata som tegningsmateriell og stykklister. Målet har vært å effektivisere arbeidsprosesser og samarbeid med underleverandører.

Utfordring

EnerDry opplevde tidligere feil både i stykklister og tegnemateriell, som ble håndtert i Excel og filutforsker. Det skapte frustrasjon for både kunder og ansatte.

Løsning

For både å sikre kvalitet og effektivisere arbeidsprosesser bruker EnerDry i dag PDM-løsningen Vault Pro til å håndtere produktdata.

Resultat

«I 2021 kjørte vi flere prosjekter med færre ressurser enn tidligere, fordi vi hadde et riktig tegningsarkiv å ta utgangspunkt i og kommunisere ut fra.»

EnerDry. En liten bedrift på bare ni ansatte med hele verden som lekeplass. Og hvor det ikke er noe feil med ambisjonene. EnerDry leverer tre-etasjes anlegg for tørking av roemasse, samt service- og konsulenttjenester primært til sukkerindustrien – i USA, Europa, Serbia, Russland og Japan.

Styreleder og gründer, Arne Sloth Jensen, oppfant det komplekse tørkeanlegget, som består av både termodynamikk og strømningsmekanikk.

Og kompleksiteten i anleggene gjør at kundene er avhengig av EnerDrys ekspertise. Og derfor følger det med en servicekontrakt ved kjøp av et tørkeanlegg, som har en levetid på minst 30 år.

Bli bedre kjent med EnerDry

EnerDry, som ble etablert i 1998 og i dag består av ni fast ansatte, leverer tre-etasjes tørkeanlegg og konsulenttjenester til primært sukkerindustrien i USA, Europa, Serbia, Russland og Japan. Du kan bli bedre kjent med EnerDry her.

”Dette betyr selvsagt at vi har en stor servicevirksomhet på våre solgte anlegg. I tillegg driver vi også store renoveringsprosjekter på eldre anlegg, som til tross for at det er et større ombyggingsprosjekt kun regnes som reservedelssalg.”

Hvem møter du i artikkelen?

Mads Weise Ravn
Technical Director

Du kan se Mads på LinkedIn her.

Det sier Mads Weise Ravn, som i sin rolle som teknisk direktør, har ansvaret for de tekniske produktene og prosjektene. Det inkluderer også EnerDry sine IT-løsninger. Og for Mads innebar det å se på muligheten for å styre arbeidsprosesser enda bedre. Det er en faktor som er vesentlig å huske på når filosofien er: Liten basisbedrift, hvor produksjonen av anleggene er outsourcet gjør det enkelt å skalere opp og ned.

«For at det skal fungere i praksis, trenger vi en stabil forsyningskjede. Derfor har vi en rekke faste underleverandører som vi har brukt i en årrekke. De komplekse delene lages i Danmark, Sverige og Tyskland og de enkle bygges lokalt, forklarer Mads.

Når feil i stykklister og tegningsmateriale er det dagligdagse

Kvalitetsmangler og feil med filutforsker pga. manglende vedlikehold av stykklister i Excel.
Frustrerte medarbeidere og stadig brannslukking.
Overfylte, ineffektive arbeidsprosesser og for høye personalkostnader.

Slik beskriver Mads situasjonen i EnerDry for fire år siden, da Excel og filutforsker var de foretrukne verktøyene for håndtering av stykklister og tegninger.

”Vi gjorde for mange feil. Og de oppsto av den enkle grunn at vi ikke oppdaterte listene våre i Excel når vi for eksempel gjorde forbedringer i systemene. Så de samme feilene skjedde igjen og igjen, forklarer Mads videre.

Dette gjorde at prosessen med å selge reservedeler var ekstremt tidkrevende for kollegene i EnerDry. Det resulterte i detektivarbeid – hver gang – til stor frustrasjon. – "Som selskap må vi ha kontroll på hva som er i anleggene vi leverer," forklarer Mads.

I tillegg til å koste penger på bunnlinjen, fikk det også EnerDry til å fremstå i et dårlig lys i kundesammenheng. Samtidig innebar det også en viss risiko for fremtidig suksess. Det ville være vanskelig å skalere opp og levere riktig kvalitet dersom antall bestillinger plutselig økte betraktelig – hvis ikke dette ble ryddet opp i.

Vault Professional som nytt PDM-system

I starten av 2018 ble det igangsatt et større opprydningsarbeid og to ressurser ble knyttet til prosjektet. Og i den forbindelse ble det investert i et PDM-system for å profesjonalisere organisasjonen ytterligere.

Valget falt naturlig på Vault Professional, da det fungerer med Inventor, som vi bruker til vårt tegnearbeid, forklarer Mads. En løsning som gjør det mulig å:

oppnå bedre samarbeid på tvers av virksomheten, med kunder og underleverandører.
finne data raskere. Data som det er mulig å gjenbruke uten å starte forfra hver gang.
spore endringer, endringer og designhistorikk automatisk.

Og for EnerDry har det vært avgjørende å ha et system for å håndtere produktdata. Spesielt i forbindelse med reservedelssalg og prosjektering av nybygg, for å redusere antall produktfeil og skape bedre og raskere arbeidsprosesser.

Et eksempel på hvordan brukergrensesnittet ser ut i Vault Professional.
(Høyreklikk på bildet for større versjon)

Mads forklarer:

”I dag er vi avhengige av våre stykklister og tegninger, og vi kan lettere se hva de ulike anleggene har av utstyr. Det er et krav når våre kunder investerer i så dyre og unike fasiliteter.”

I tillegg til Vault Pro, består EnerDrys oppsett også av NTI TOOLS Inventor samt NTI Vault Item Export og NTI TOOLS Vault Publish. Alle bidrar til å effektivisere og forbedre arbeidsflyter og kommunikasjon mellom utvikling, konstruksjon og produksjon av tørkesystemer.

Slik ser brukergrensesnittet ut når du jobber med et spesifikt item.
Her får du oversikt over alle detaljene til en komponent.

*Et eksempel på hvordan du sender dokumentasjon fra Vault Professional til NTI TOOLS Vault Publish i forbindelse med lansering av en Item, hvor man typisk overfører det til ERP etterpå.*

”NTI TOOLS Inventor fungerer som et grensesnitt for oss til våre iProperties. Her kan vi raskt kan få oversikt over informasjon og data på konstruksjonene ved hjelp av funksjonen "Property Manager". Videre kan vi håndtere data og sikre korrekte data i alle konstruksjoner, tegninger, stykklister, uttak av skjærelister etc.” forteller Mads.

For EnerDry har hele Vault-prosjektet også inkludert å opprette en sikker og stabil integrasjon med ERP-systemet. Hvor data og informasjon deles og brukes mye mer optimalt, slik at feil og misforståelser minimeres. Og støttet av NTI Vault Item Export, kan EnerDry eksportere et komplett produktdatasett som inneholder f.eks. vareinformasjon, stykklistestruktur og dokumentasjonsreferanser.

*Her ser du hvordan du i NTI Vault Item Export har dokumentasjon og stykkliste klart til et godkjent item. Dette kan nå sendes til underleverandør.*

"For oss betyr dette at vi kan legge ved andre filer til vårt tegnemateriell. Eksempler på det er manualer for en bestemt gjenstand, et smøresystem eller analyser av rapporter om svingningsberegninger. Det betyr at vi sikrer at vi alltid får riktig informasjon om anleggene når vi eksporterer produktdata på våre tegninger. Viktige dokumenter kommer bort fra filutforsker og over til Vault Professional, slik at vi alltid bare trenger å finne og hente informasjonen et sted," utdyper Mads.

I tillegg sikrer NTI TOOLS Vault Publish at EnerDry oppnår en høyere grad av automatisering i stedet for manuell publisering og opprettelse av dokumentasjon. Da er generering av PDF, DXF, DWG eller andre filformater i forbindelse med utgivelse av konstruksjoner i Inventor inkludert. Det vil si at i stedet for å binde en Inventor-bruker til å lage dokumentasjonen, opprettes den automatisk.

Resultat = høyere produksjon med færre ressurser og bedre kvalitet

Siden oppstarten av prosjektet i 2018 har EnerDry vært på en lengre digital reise, hvor resultatene av de mange timene som har gått med til opprydding nå begynner å komme.

”I 2021 drev vi flere prosjekter med færre ressurser enn før av den enkle grunn at vi hadde et skikkelig tegnearkiv som vi kunne ta utgangspunkt i og kommunisere ut fra. Og dette til tross for at byggeoppgavene i 2021 også var av vesentlig større karakter” forteller Mads.

Og hvordan EnerDry har tjent stort ved å gå fra filutforsker til Vault Professional går mot oppfatningen som mange mindre selskaper har: "Vault Professional er ikke for oss!"

En holdning som Mads ikke deler. På den annen side mener han at mange mindre bedrifter ofte jobber for lenge med Excel og Explorer. Og det er synd når det er enkelt å bytte til Vault Professional, hvor en ikke-ingeniørutdannet enkelt kan håndtere prosessen med reservedelssalg i EnerDry og dermed frigjøre ingeniørtimer til andre oppgaver.

"Jeg tror det er fordi det må være både tid og penger til å gjennomføre store IT-prosjekter. Og for å lykkes, betyr det selvfølgelig også å komme i gang til rett tid – når det er ro i organisasjonen. I det lange løp er det verdt det. Så har du råd til å la være?", avslutter Mads.

Oppgrader din Vault Basic i PD&M Collection

Vault Basic følger med som en del av din PD&M Collection. Men om du ønsker samme funksjonalitet som beskrevet i casen her, anbefaler vi deg å oppgradere til Vault Pro. Den gir deg en enda bedre PDM-løsning. Du kan lese mer om Vault Pro her.