Svona heldur sveitarfélagið Kolding utan um framkvæmdagögn frá upphafi til rekstrar.

Áskorun

Áður fyrr voru öll byggingaframkvæmdagögn færð handvirkt á Word-sniði yfir í stýrikerfið. Þetta var áskorun með tilliti til þess að fá allar viðeigandi upplýsingar og gögn með í kerfið.

Lausn

Sveitarfélagið Kolding ákvað að nýta sér þau tól sem voru nú þegar innan handar og  þróa einfalda lausn sem tryggir að ráðgjafar og verktakar afhendi rétt gögn.

Niðurstöður

Tæknimennirnir hjá sveitarfélaginu Kolding geta sparað sér mikinn tíma með því að hafa allar viðeigandi upplýsingar í stýrikerfinu. Að vísu skapar þetta meiri vinnu fyrir þá aðila sem þurfa að afhenda meiri upplýsingar og breyta verkferlum.

Við gerum okkur grein fyrir eftirfarandi atriðum: Meira að segja lítil mistök og gallar geta haft í för með sér mikinn kostnað ef þau uppgötvast ekki í tæka tíð. Af þessum sökum hefur sveitarfélagið Kolding í samvinnu við NTI skapað lausn sem bætir samskiptin við ráðgjafa og verktaka og upplýsir þá um óskir sveitarfélagsins fyrir byggingarframkvæmdir með kostnað upp á meiri en 20 milljónir króna.  Markmiðið er að ná utan um öll framkvæmdagögn frá upphafi til rekstrar.

Í rauninni snýst þetta um að NTI hefur hjálpað sveitarfélaginu Kolding með því búa til ICT-tækniforskriftir og afhendingarforskriftir sem gefa upp hvað afhendingargerðir skuli koma fram í þrívíddarlíkönunum. Þetta á að eiga sér stað í IFC-líkönum með sundurliðuðum gögnum. Verklýsingin inniheldur lista yfir þætti og forskriftir sem skulu vera með (gólf, loft, þak, hurðir, gluggar, loftræstingarkerfi, hita-, loftræstingar- og hreinlætistækni o.s.frv.).  

Langt ferli hófst árið 2016

Sveitarfélagið Kolding byrjaði að vinna með stafræn gögn árið 1997.

Skjalavistun á sér stað í Word-skrá og tólið er ennþá notað fyrir minni verkefni. Áskorunin felst í því að þessi nálgun er ekki dýnamísk. Sveitarfélagið Kolding óskaði ekki eftir því að kaupa dýrt og fágað FM-tól. Hinsvegar vildi sveitarfélagið nota þau stýrikerfi sem voru nú þegar til staðar hjá því.   

IKT-tilskipunin flýtti fyrir mörgum þáttum - og þar á meðal 3D hlutanum.

Samkvæmt IT-verkefnisstjóranum og BIM- samhæfingarstjóranum Carsten Gotborg    óskar sveitarfélagið eftir því að nota straumlínustjórnun í rekstrarmati og að það verði eins auðvelt og mögulegt er: ”Við viljum fá aðferðatól sem er viðráðanlegt fyrir bæði ráðgjafa og byggingaverktaka. Við viljum einnig að ferlið verði sjálfvirkt svo að hin mismunandi kerfi geti talað saman.  Það verður mögulegt að fletta upp öllum viðeigandi upplýsingum um tiltekna eign þegar það verður búið að auðga atriðin í stýrikerfinu. Þetta geta t.d. verið tryggingar, lagaákvæði eða hólf fyrir einstaka byggingahluta”.

Við erum sem stjórnendur við hinn endann á borðinu og eigum samkvæmt því að kippa í spottanna. Annars gerist ekkert.

Við getum ekki ætlast til þess að viðskiptafélagar okkar framkvæmi nema að þeir fái fyrirmæli um það.

Carsten Gotborg

Árið 2016 byrjaði sveitarfélagið Kolding ferli með Peter Tranberg frá NTI þar sem sveitarfélagið Kolding hafði þörf fyrir því að leggja drög að heildarhugmynd í kringum IKT-tilskipunina – og þar á meðal afhendingu til kerfisins.

”IKT-tilskipunin hefur verið hluti af því að takast á við áskoranir og höfum við notað tilskipunina til að búa til forskriftir sem tengjast framkvæmdum. Það er lögð mikil áhersla á rekstrarhlutann. Þetta hefur verið langt ferli og hef ég verið mjög ánægður að hafa Peter Tranberg frá NTI með í því ferli. Annars hefði ekki verið mögulegt að klára verkefnið”, segir Carsten Gotborg.

Tekið á móti IFC-skrám í Solibri

Ef notast er við Revit fær maður góða hjálp til að búa til rétta IFC-skrá; ráðgjafarnir samþykkja Revit-líkanaskránna (plugin) sem tryggir að réttu eiginleikarnir yfirfærist. Í ofanálag afhendist vörpunarskrá sem tryggir að IFC-skráin sé rétt.

Carsten Gotborg greinir frá því að þegar sveitarfélagið Kolding tekur á móti gögnum þá eru þau lesin inn í Solibri og vörpunarskrá sér til þess að öll viðeigandi gögn safnist saman á einum stað: ”Við hreinsum upplýsingar í Solibri út frá ákveðnum viðmiðum. Þetta hljómar einfalt en er það alls ekki. Þetta krefst þess að ráðgjafarnir og verktakinn breyti verkferlum sínum þegar við sem byggingaverktaki köfum niður í gagnamagnið og athugum hvort við fáum það sem við höfum beðið um.

Sem byggingaraðili þurfum við að vera vissir um að gögnin séu rétt og í því formi sem þau eiga að vera áður en við förum í útflutningshlutann þar sem sem verktakinn á að auðga gögnin frekar með kerfisupplýsingum.

Þrjár handbækur

Þrjár handbækur hafa verið þróaðar til þess að tryggja að ráðgjafarnir séu undirbúnir fyrir verkefnið. Um er að ræða afhendingarforskrift og tvær handbækur í samþykkisprófun.

Gögnin sem á að afhenda er skipt upp í fimm stig– sem veltur á því hvar í ferlinu maður er staddur. Þessu er lýst ítarlega í afhendingarforskriftinni.  

Með Solibri getur maður stöðugt gert svokallað”Information Takeoff”, sem er flutt út í Excel-skrá. Þessi skrá er síðan yfirfærð í samþykkisprófunartól.

Þetta tól gerir það mögulegt að rannsaka hvort allt sé afhent á réttan hátt í mismunandi fösum. Þetta þýðir að ráðgjafar geti fengið tilkynningu um villur og galla snemma í ferlinu. 

Carsten Gotborg útskýrir þetta nánar: ”Markmiðið er fólgið í því að aðferðin, sem við notum, felur í sér að við þrýstum aðeins á hnapp. Og þú færð skýrslu um frávik sem byggir á reglusetningu sem hefur verið sett upp – og sendir þessi frávik aftur til sendandans til þess að fá þau felld inn í kerfið. Síðan er hægt keyra nýja skýrslu í gang. Ef allt er með felldu geta gögnin verið yfirfærð í stýri- og viðhaldskerfið.  

Eins og stendur erum við með þrjú verkefni í gangi þar sem við erum að fínpússa kerfið. Við höfum ekki séð aðrar lausnir sem geta keyrt ferlið í gang á sjálfvirkan hátt. Að mínu mati er þetta markmið sem allir eiga að stefna að”.